Sim. A gravação de uma conversa feita por um dos próprios participantes é prova lícita, ainda que o outro não saiba que está sendo gravado. O Supremo Tribunal Federal firmou esse entendimento no Tema 237 de repercussão geral, julgado no RE 583.937. O que a lei proíbe é outra coisa: captar conversa alheia, da qual quem grava não participa, sem autorização judicial.
A distinção que resolve quase todas as dúvidas
Há dois institutos diferentes, e confundi-los é o que gera a impressão de que gravar é ilegal.
A interceptação é a captação de comunicação entre terceiros por alguém que não participa do diálogo. É matéria da Lei 9.296/1996, depende de autorização judicial e, feita sem ela, configura o crime do art. 10 dessa lei. Ninguém pode grampear a conversa de dois empregados.
A gravação por um dos interlocutores é a captação do próprio diálogo, feita por quem está nele. Aqui não há invasão de comunicação alheia: quem grava está apenas registrando algo que já ouve por direito. É esse o caso da empresa que grava a reunião conduzida por seu gestor.
O Tema 237 do Supremo Tribunal Federal consolidou a licitude dessa segunda hipótese. A ressalva que a Corte faz diz respeito a situações de sigilo legalmente protegido, como a conversa entre advogado e cliente, hipótese que não se confunde com a reunião de trabalho.
Reunião com ciência de todos: sempre a melhor opção
A licitude da gravação sem aviso não significa que avisar seja irrelevante. Informar que a reunião será gravada produz três efeitos úteis para a empresa.
O primeiro é probatório. Um documento que registra a ciência dos participantes elimina, de saída, a discussão sobre a validade da prova e desloca o debate para o conteúdo, que é onde a empresa normalmente tem razão.
O segundo é comportamental. Todos tendem a se expressar com mais cuidado quando sabem que há registro, o que reduz a chance de um gestor dizer algo que depois será usado contra a própria empresa.
O terceiro diz respeito à proteção de dados, tratada adiante.
Em reuniões sensíveis, como apuração de denúncia, comunicação de desligamento ou aplicação de penalidade, a recomendação prática é anunciar a gravação no início, registrar esse anúncio no próprio áudio e colher a ciência por escrito.
Como a gravação é tratada na Justiça do Trabalho
O art. 369 do Código de Processo Civil, aplicável subsidiariamente ao processo do trabalho, admite todos os meios legais e moralmente legítimos de prova. O art. 765 da CLT confere ao juiz ampla liberdade na direção do processo e na busca da verdade. A Constituição, no art. 5º, LVI, veda apenas as provas obtidas por meios ilícitos.
Na prática, o juízo costuma avaliar três coisas:
- Quem gravou e se essa pessoa participava do diálogo.
- Se o arquivo apresentado está íntegro, sem cortes que alterem o sentido.
- Se o conteúdo é compreensível e contextualizado.
Gravação editada é o erro mais comum. Apresentar apenas o trecho favorável enfraquece a prova e abre espaço para a alegação de manipulação, que pode levar à realização de perícia. O correto é juntar o arquivo integral e, se for o caso, indicar em transcrição os pontos relevantes com a marcação de tempo.
A transcrição e a forma de juntar
Não existe exigência legal de transcrição integral por profissional habilitado, mas a juntada apenas do arquivo de áudio costuma ser insuficiente na prática. O modelo que funciona é a apresentação do arquivo original, acompanhado de transcrição com identificação dos interlocutores, data, local e marcação dos minutos, além da indicação de como o áudio foi obtido e de quem o mantém sob guarda.
A preservação do arquivo original importa. Converter o áudio, cortar, renomear ou reencaminhar por aplicativos sucessivos degrada o material e enfraquece a demonstração de integridade. O ideal é manter a mídia original em ambiente controlado, com registro de acesso.
O que a LGPD exige
A voz é dado pessoal, e a gravação de uma reunião é tratamento de dados pessoais, sujeito à Lei 13.709/2018.
Isso não torna a gravação ilícita. O tratamento pode se apoiar, conforme o caso, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, previsto no art. 7º, VI, da LGPD, ou no legítimo interesse do controlador, do art. 7º, IX, que exige avaliação de necessidade e de expectativa razoável do titular.
O que a LGPD impõe, na prática, é disciplina:
- Finalidade determinada e informada, sem uso posterior incompatível, conforme o art. 6º, I.
- Necessidade, gravando apenas o que a finalidade exige, nos termos do art. 6º, III.
- Transparência, o que reforça a recomendação de anunciar a gravação.
- Segurança e controle de acesso ao arquivo, conforme o art. 6º, VII.
- Prazo de retenção definido, com eliminação ao término do tratamento, na forma do art. 15.
Uma política interna escrita sobre gravação de reuniões, com esses pontos, resolve a maior parte do problema e é documento útil tanto perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados quanto perante a Justiça do Trabalho.
Gravação de videoconferência e mensagens de aplicativo
O raciocínio é o mesmo em reunião on-line: quem participa pode gravar. Vale a atenção a um detalhe operacional: algumas plataformas avisam automaticamente os participantes, o que é positivo, e outras não, o que reforça a conveniência do aviso verbal.
Mensagens trocadas em aplicativos entre a empresa e o empregado seguem lógica semelhante quando a empresa é parte da conversa. A prova, nesse caso, ganha muito com ata notarial ou com a extração feita de forma auditável, em vez de simples captura de tela.
Quando juntar a gravação no processo
Existindo reclamação trabalhista, o momento de apresentar o áudio não é indiferente.
O art. 787 da CLT determina que a defesa seja acompanhada dos documentos que a instruem. A regra prática, portanto, é juntar a gravação com a contestação, e não guardá-la para a audiência. O art. 435 do Código de Processo Civil admite a juntada posterior de documentos novos ou destinados a contrapor fato ocorrido depois, mas essa é a exceção, e apresentar tarde um arquivo que a empresa já possuía costuma render alegação de preclusão.
Há também a hipótese de prova emprestada, prevista no art. 372 do Código de Processo Civil, em que a gravação produzida em outro processo é aproveitada, desde que observado o contraditório. Ela é útil quando o mesmo episódio gera mais de uma reclamação, o que ocorre com frequência em desligamentos coletivos.
Um último ponto de organização interna: a empresa precisa saber onde os arquivos estão. Gravação salva no celular pessoal de um gestor que já deixou a empresa é, na prática, prova inexistente. O armazenamento deve ser corporativo, com responsável identificado e com backup, exatamente como se faz com documentos de folha e de ponto.
Quando a gravação prejudica quem gravou
Convém dizer o óbvio, porque é frequente: a gravação registra também o que o gestor diz.
Reuniões de desligamento conduzidas com pressão, promessas fora do contrato, comentários ofensivos ou sugestões de acordo irregular deixam de ser versão e passam a ser prova documental contra a empresa. Antes de instituir a prática de gravar, é prudente treinar quem conduz as reuniões e padronizar o roteiro, sobretudo em desligamentos e em apuração de denúncias.
Roteiro prático para a empresa
- Definir por política interna quais reuniões são gravadas e quem pode gravar.
- Anunciar a gravação no início e registrar o anúncio no próprio áudio.
- Colher ciência por escrito quando a reunião for sensível.
- Manter o arquivo íntegro, sem edição, com guarda controlada e prazo de retenção definido.
- Produzir transcrição com identificação de participantes, data e marcação de tempo.
- Treinar gestores sobre conteúdo e conduta em reunião gravada.
- Não usar o material para finalidade diversa daquela informada.
Perguntas frequentes
A empresa pode gravar sem avisar o funcionário?
Pode, desde que quem grava participe da conversa. O Tema 237 do Supremo Tribunal Federal reconhece a licitude da gravação feita por um dos interlocutores sem o conhecimento do outro. Avisar, ainda assim, é recomendável.
E se o funcionário gravar a empresa sem avisar?
A mesma regra se aplica em favor dele. Gravações feitas por empregados são rotineiramente admitidas em reclamações trabalhistas, o que é mais uma razão para padronizar a conduta dos gestores em reuniões.
A empresa pode gravar conversa entre dois empregados sem participar?
Não. Isso é captação de comunicação alheia e, sem autorização judicial, configura o ilícito da Lei 9.296/1996, além de gerar prova inadmissível.
A gravação sozinha basta para aplicar justa causa?
Ela é um elemento de prova, não um veredito. A justa causa exige tipificação no art. 482 da CLT, imediatidade, proporcionalidade e ausência de dupla punição. A gravação apoia a demonstração do fato, dentro desse conjunto.
Por quanto tempo a empresa deve guardar o arquivo?
O prazo deve estar definido na política interna e ser compatível com a finalidade. Quando a gravação se destina a instruir eventual defesa, é comum alinhar a guarda ao prazo prescricional trabalhista, revisando a necessidade periodicamente.
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GUSTAVO FRAZATTI GUIMARÃES
OAB/SP 379.951
Sócio Especialista em Direito do Trabalho da Artuni, Frazatti e Bonini Sociedade de Advogados
