Recebida a notificação de audiência trabalhista, a empresa tem um prazo curto para organizar defesa e provas. O que deve ser separado primeiro são os documentos que comprovam vínculo, jornada, pagamento e desligamento, além da definição de quem será o preposto e quais testemunhas serão levadas.
A audiência trabalhista não é o começo do trabalho da empresa, é o ponto de chegada dele. Praticamente tudo o que decide o resultado de uma reclamação (registro de ponto, recibos, controles de jornada, comunicações internas) já existia antes de o processo ser distribuído. O que a notificação faz é abrir uma janela curta para reunir esse material em ordem, verificar o que está íntegro e o que está faltando, e formar uma versão dos fatos que se sustente diante do juiz. Este texto organiza o que a empresa precisa separar e decidir nesse intervalo.
O que a notificação significa e qual é o prazo real
A notificação inicial na Justiça do Trabalho segue o art. 841 da CLT. Recebida e protocolada a reclamação, a secretaria remete ao reclamado a notificação com cópia da petição inicial, e a audiência não pode ser designada para prazo inferior a cinco dias contados do recebimento. Na prática, entre a notificação e a audiência costuma haver algumas semanas, mas esse intervalo varia conforme a vara e a pauta.
Desde a implantação obrigatória do Domicílio Judicial Eletrônico, muitas citações e intimações deixaram de chegar por carta e passam a ser disponibilizadas em ambiente eletrônico, com contagem de prazo a partir da consulta ou do decurso do prazo legal para consultar. Isso muda a rotina interna: o prazo pode já estar correndo antes que alguém no setor administrativo perceba. Um roteiro completo sobre essa obrigação está em obrigatoriedade do Domicílio Judicial Eletrônico.
A primeira providência, portanto, é identificar a data exata da audiência, o rito (ordinário ou sumaríssimo, conforme o valor da causa, art. 852-A da CLT) e o modo de realização (presencial, telepresencial ou híbrido). Isso define quanto tempo há e quem precisa estar disponível.
Quem precisa comparecer
O art. 843 da CLT determina o comparecimento do reclamante e do reclamado à audiência, independentemente do comparecimento dos seus representantes. O empregador pode fazer-se substituir por gerente ou outro preposto que tenha conhecimento do fato, e as declarações desse preposto obrigam a empresa. Desde a Lei 13.467/2017, o § 3º do mesmo artigo estabelece que o preposto não precisa ser empregado da parte reclamada.
Isso ampliou a escolha, mas não reduziu a exigência central: o preposto responde sobre fatos, e o que ele afirma vira prova contra a empresa. Escolher alguém que não acompanhou a rotina do reclamante costuma ser o erro mais caro da audiência, porque a confissão sobre matéria de fato decorre do desconhecimento tanto quanto da ausência.
A ausência do reclamado importa revelia e confissão quanto à matéria de fato (art. 844 da CLT). O § 4º do artigo lista situações em que a revelia não produz esse efeito, entre elas a existência de outro reclamado que conteste, o litígio sobre direitos indisponíveis e a inverossimilhança das alegações. O § 5º prevê que, ainda que ausente o reclamado, estando presente o advogado, serão aceitos a contestação e os documentos apresentados. Ainda assim, comparecer é a regra, e a ausência abre discussão que poderia não existir.
Os documentos que a empresa separa primeiro
Um critério útil é organizar por tema de pedido, e não por ordem cronológica. Cada grupo de documentos responde a uma família de pedidos.
Documentos do vínculo e do desligamento
Contrato de trabalho e eventuais aditivos, ficha de registro, anotações na carteira, comunicações de admissão e desligamento, aviso prévio, termo de rescisão, comprovante de pagamento das verbas rescisórias, chave de movimentação do FGTS, exames admissional e demissional. Se houve justa causa, entram também a documentação da apuração, as advertências anteriores e a prova da ciência do empregado. O critério de proporcionalidade e imediatidade aplicável a esse tipo de dispensa está tratado em como demitir por justa causa.
Documentos de jornada
Controle de ponto de todo o período não prescrito, acordos de compensação, acordo de banco de horas, escalas, folha individual de apuração, comprovantes de pagamento de horas extras e adicional noturno. O art. 74, § 2º, da CLT obriga o registro de jornada para estabelecimentos com mais de vinte empregados, e a ausência de controle gera presunção relativa favorável à jornada alegada na inicial, conforme a Súmula 338 do TST. Cartões de ponto com marcação britânica, sempre no mesmo minuto, costumam ser desconsiderados pelo mesmo verbete.
Documentos de pagamento
Recibos de salário de todo o período, folhas de pagamento, comprovantes de depósito, recibos de férias e de décimo terceiro, guias de recolhimento de FGTS e INSS, comprovantes de vale-transporte e de auxílio-alimentação, normas coletivas aplicáveis ao período. As convenções e acordos coletivos importam mais do que parece: definem pisos, adicionais, jornada e, em muitos casos, regras específicas sobre compensação.
Documentos de saúde, segurança e organização interna
PGR e PCMSO, laudos de insalubridade e periculosidade, fichas de entrega de equipamento de proteção, atestados apresentados, comunicações de acidente, regulamento interno, política de conduta, comprovantes de treinamento. Em pedidos de adicional, o laudo pericial da empresa raramente encerra a discussão, mas a ausência de qualquer documentação técnica enfraquece a posição desde o início.
O que conferir antes de entregar
Separar não é o mesmo que conferir. Antes de encaminhar o material ao advogado, vale verificar quatro pontos. Primeiro, a integridade da série: espaços em branco em meses inteiros de ponto ou de recibo chamam mais atenção do que o conteúdo em si. Segundo, a coerência entre documentos: recibo que registra hora extra em mês cujo ponto não aponta jornada excedente cria contradição interna. Terceiro, a legibilidade dos arquivos digitalizados. Quarto, a assinatura: documentos assinados eletronicamente precisam vir acompanhados da evidência de autoria, sob pena de impugnação.
Mensagens trocadas com o empregado, quando existirem, também entram nessa triagem. A forma de coletar e apresentar esse tipo de prova, bem como o valor probatório de gravações internas, está detalhada em gravação de reunião com funcionário.
A defesa escrita e o prazo do sistema eletrônico
O art. 847 da CLT prevê que, não havendo acordo, o reclamado terá vinte minutos para aduzir sua defesa. O parágrafo único autoriza a apresentação de defesa escrita pelo sistema de processo judicial eletrônico até a audiência. Na rotina forense, a contestação é juntada previamente, em sigilo, e os documentos vão anexados a ela.
Esse ponto tem consequência prática: o material precisa estar nas mãos do advogado com antecedência suficiente para leitura, organização e elaboração da peça, e não na véspera. Documento entregue depois da contestação pode ser recusado, salvo hipótese de documento novo. A lógica geral da defesa, desde a leitura da inicial até a instrução, está descrita em como se defender em um processo trabalhista.
Decidir antes: acordo ou instrução
A audiência inaugural começa com a proposta de conciliação (art. 846 da CLT). A empresa que chega sem ter avaliado o risco de cada pedido decide no improviso, e decisão de improviso costuma custar mais. O caminho técnico é fazer, antes, uma estimativa por pedido: valor pretendido, probabilidade de procedência conforme a prova disponível e reflexos. Só com esse quadro é possível saber se uma proposta apresentada na mesa é razoável ou não.
Vale lembrar que o acordo homologado em juízo tem eficácia de título executivo e produz quitação nos limites do que foi transacionado, de modo que a redação da cláusula de quitação importa tanto quanto o valor.
Falhas comuns nessa fase
Três se repetem. A primeira é tratar a notificação como assunto do setor de pessoal e não do jurídico, o que consome parte do prazo. A segunda é enviar ao advogado apenas os documentos que a empresa considera favoráveis, o que produz defesa construída sobre informação incompleta e desmentida na instrução. A terceira é preparar o preposto no dia da audiência, sem tempo para que ele leia a inicial, conheça os pedidos e entenda o que sabe e o que não sabe responder.
Perguntas frequentes
A empresa precisa comparecer se já apresentou defesa escrita?
Sim. O art. 843 da CLT exige o comparecimento do reclamado, por si ou por preposto. A defesa apresentada pelo sistema eletrônico não substitui a presença, e a ausência abre a discussão sobre revelia prevista no art. 844.
O preposto precisa ser empregado da empresa?
Não. O art. 843, § 3º, da CLT, na redação da Lei 13.467/2017, dispensa esse requisito. A exigência que permanece é o conhecimento dos fatos, porque as declarações do preposto obrigam a empresa.
Quantas testemunhas podem ser levadas?
No rito ordinário, até três por parte (art. 821 da CLT). No rito sumaríssimo, até duas (art. 852-H, § 2º). As testemunhas comparecem independentemente de intimação, e a intimação judicial só é cabível quando comprovado o convite frustrado.
O que acontece se faltar o cartão de ponto de parte do período?
A ausência injustificada do controle de jornada, para empresas obrigadas a mantê-lo, gera presunção relativa da jornada indicada na petição inicial, conforme a Súmula 338 do TST. A presunção admite prova em contrário, mas desloca o ônus para a empresa.
A audiência pode ser feita por videoconferência?
Pode. O formato depende da vara e do ato. Nesse caso, a preparação técnica conta: conexão, ambiente sem interferência e documentos de identificação à mão, porque a identificação do preposto e das testemunhas é feita no início do ato.
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GUSTAVO FRAZATTI GUIMARÃES
OAB/SP 379.951
Sócio Especialista em Direito do Trabalho da Artuni, Frazatti e Bonini Sociedade de Advogados
