A empresa com sete ou mais empregados em funções que exigem formação profissional deve contratar aprendizes (art. 429 da CLT), e a empresa com 100 ou mais empregados deve reservar vagas a pessoas com deficiência e reabilitados (art. 93 da Lei 8.213/1991). Quando autuada, a defesa se apoia no cálculo correto da cota e na prova documental do esforço de contratação.

Cota de aprendiz: quem deve contratar e quantos

O art. 429 da CLT obriga os estabelecimentos de qualquer natureza a empregar e matricular em cursos de aprendizagem entre 5% e 15% dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional. As frações de unidade obrigam à contratação de mais um aprendiz (§ 1º do art. 429). Na prática da fiscalização, a obrigação é exigida a partir de sete empregados na base de cálculo: 5% de sete resulta em 0,35, e a fração já leva à contratação de um aprendiz.

A conta é feita por estabelecimento. Cada filial com CNPJ próprio tem a sua própria cota, o que costuma surpreender grupos com muitas unidades pequenas.

Ficam dispensadas da obrigação as microempresas e empresas de pequeno porte, que podem contratar aprendizes de forma facultativa (art. 51, III, da LC 123/2006), e as entidades sem fins lucrativos que tenham por objetivo a educação profissional (art. 429, § 1º-A, da CLT).

Base de cálculo e a CBO

O Decreto 9.579/2018 regulamenta a aprendizagem. Com a redação dada pelo Decreto 11.479/2023, entram na base de cálculo todas as funções que demandem formação profissional segundo a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), inclusive as proibidas a menores de 18 anos. O Decreto 11.479/2023 revogou as mudanças do Decreto 11.061/2022, que haviam reduzido a base e criado formas de contagem mais favoráveis às empresas, e preservou os contratos firmados durante a vigência do decreto anterior até o seu termo final.

Saem da base de cálculo:

• funções que exigem habilitação profissional de nível técnico ou superior;
• cargos de direção, gerência ou confiança, nos termos do art. 62, II, e do art. 224, § 2º, da CLT;
• empregados em regime de trabalho temporário (Lei 6.019/1974);
• os próprios aprendizes já contratados.

Na terceirização, os empregados da prestadora de serviços entram apenas na base de cálculo da prestadora.

O erro mais comum na autuação está aqui: o auditor parte do total de empregados do estabelecimento, e a empresa deixa de demonstrar quais funções, pela CBO, exigem nível técnico ou superior ou correspondem a cargo de confiança. Manter a descrição de cargos atualizada e coerente com a CBO lançada no eSocial é a primeira linha de defesa.

Prioridades na contratação e contratação indireta

O art. 53 do Decreto 9.579/2018 manda priorizar adolescentes e jovens em situação de vulnerabilidade, como egressos do sistema socioeducativo e jovens em acolhimento institucional. A contratação é feita diretamente pelo estabelecimento. A contratação por entidade sem fins lucrativos, com o estabelecimento como tomador, é supletiva e cabe quando a contratação direta se mostrar inviável (art. 57 do decreto).

O aprendiz tem de 14 a 24 anos, sem limite máximo de idade para a pessoa com deficiência (art. 428 da CLT). O contrato é por prazo determinado de até dois anos, com anotação na carteira, matrícula em programa de aprendizagem e frequência escolar.

Cumprimento alternativo em entidade concedente

Quando as peculiaridades da atividade ou do local de trabalho impedirem as aulas práticas no estabelecimento, o art. 66 do Decreto 9.579/2018 permite que a empresa ministre a parte prática somente em entidades qualificadas ou firme com o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) termo de compromisso para cumprir a cota em entidade concedente da experiência prática, geralmente órgão público ou organização da sociedade civil. É o modelo conhecido como cota alternativa ou aprendizagem social.

A empresa continua a contratar o aprendiz e a arcar com salário e encargos. O MTE define os setores elegíveis e o trâmite do pedido. O termo de compromisso deve estar assinado antes da fiscalização para servir de defesa.

Certidão de cumprimento pelo eSocial

A Portaria MTE 547/2025 passou a emitir de forma automatizada a certidão de cumprimento das cotas de aprendizagem e de pessoas com deficiência, com base nos eventos do eSocial (admissão, remuneração e alterações contratuais). Inconsistência de cadastro, como CBO incompatível, categoria errada ou ausência de vínculo com a entidade formadora, impede a emissão da certidão mesmo quando a empresa cumpre a cota na prática. A revisão periódica desses eventos se tornou parte do cumprimento.

Estatuto do Aprendiz em tramitação

O PL 6.461/2019, chamado de Estatuto do Aprendiz, foi aprovado pela Câmara dos Deputados e, em 11/08/2026, pela Comissão de Assuntos Sociais do Senado, seguindo ao Plenário com pedido de urgência. O texto aprovado na comissão mantém a faixa de 5% a 15%, torna facultativa a contratação para estabelecimentos com menos de sete empregados, restringe a base de cálculo nas empresas de saúde às funções administrativas e mantém os terceirizados na base da prestadora. Até 17/10/2026 não localizamos notícia de votação final no Plenário nem de sanção. Enquanto o projeto não virar lei, valem a CLT e o Decreto 9.579/2018.

Cota de PcD: percentuais e regras de dispensa

O art. 93 da Lei 8.213/1991 obriga a empresa com 100 ou mais empregados a preencher parte dos cargos com beneficiários reabilitados da Previdência Social ou com pessoas com deficiência habilitadas:

• de 100 a 200 empregados: 2%;
• de 201 a 500: 3%;
• de 501 a 1.000: 4%;
• acima de 1.000: 5%.

Na cota de PcD, a base é o total de empregados da empresa, somados todos os estabelecimentos. Somente a contratação direta conta para a reserva, e o aprendiz com deficiência fica fora desse cômputo (art. 93, § 3º, incluído pela Lei 13.146/2015).

O § 1º do art. 93 condiciona a dispensa de trabalhador com deficiência ou reabilitado, ao final de contrato por prazo determinado superior a 90 dias ou imotivada em contrato por prazo indeterminado, à contratação prévia de outro trabalhador com deficiência ou reabilitado. O descumprimento leva, com frequência, a pedidos de reintegração, e a jurisprudência trabalhista tem reconhecido esse direito quando a empresa dispensa sem substituir e está abaixo da cota.

A Lei 13.146/2015 (Estatuto da Pessoa com Deficiência) completa o quadro: proíbe discriminação na admissão e na carreira (art. 34) e exige adaptação razoável do ambiente e dos instrumentos de trabalho. A empresa que contrata apenas para preencher número, sem acessibilidade, fica exposta a ações individuais e coletivas.

A cota de PcD também pesa em licitações. A Lei 14.133/2021 exige do licitante declaração de cumprimento da reserva de cargos para pessoa com deficiência e reabilitado (art. 63, IV) e o cumprimento da reserva durante toda a execução do contrato (art. 116).

Fiscalização e autuação

A fiscalização começa, em regra, por notificação para apresentação de documentos, hoje enviada pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista (art. 628-A da CLT). O auditor cruza os dados do eSocial e do CAGED com o número de aprendizes e de PcD contratados. Para microempresas e empresas de pequeno porte, vale o critério da dupla visita do art. 55, § 6º, da LC 123/2006 na primeira fiscalização, observadas as exceções legais.

Constatado o descumprimento, o auditor lavra auto de infração. Pela Portaria MTP 667/2021, a empresa tem 10 dias para apresentar defesa (art. 26) e, mantida a autuação, 10 dias para recorrer (art. 40). O prazo conta da ciência pelo Domicílio Eletrônico Trabalhista, e a perda do prazo de defesa elimina a oportunidade de discutir a base de cálculo ainda na esfera administrativa.

Multas

Para a aprendizagem, a multa decorre do art. 434 da CLT e é aplicada por menor ou aprendiz em situação irregular, de modo que cada vaga faltante pode gerar uma autuação. Para a cota de PcD, a multa segue o art. 133 da Lei 8.213/1991, com valores atualizados periodicamente por portaria ministerial e graduados conforme o número de vagas não preenchidas e o porte da empresa. Os valores mudam a cada reajuste, e a conferência deve ser feita na portaria vigente na data da autuação.

Ação civil pública do MPT e TAC

O Ministério Público do Trabalho pode instaurar inquérito civil a partir do relatório da fiscalização ou de denúncia e propor ação civil pública (art. 83, III, da LC 75/1993), pedindo obrigação de contratar, multa diária e indenização por dano moral coletivo. Antes disso, costuma oferecer termo de ajustamento de conduta (art. 5º, § 6º, da Lei 7.347/1985), que tem força de título executivo extrajudicial. O TAC deve trazer prazo factível, cronograma de contratação, cláusula que reconheça o esforço comprovado como forma de cumprimento e multa proporcional. Assinar prazo inviável transforma o acordo em fonte de execução.

Como se defender: o esforço de contratação

A Justiça do Trabalho tem afastado multas e indenizações quando a empresa demonstra esforço real e contínuo para preencher as vagas e a ausência de candidatos interessados ou habilitados. A 6ª Turma do TST, no RRAg-319-26.2018.5.13.0009 (acórdão publicado em 24/02/2025), afastou o dano moral coletivo de empresa que comprovou esforços reiterados para cumprir a cota de PcD, seguindo entendimento da SDI-1. A mesma decisão registrou que a empresa continua obrigada a manter a reserva de vagas e a buscar o preenchimento. Há também decisões de Tribunais Regionais anulando autos de infração pelo mesmo fundamento.

A jurisprudência não é uniforme. Há decisões que mantêm a multa quando o esforço se limita a anúncios genéricos ou quando a empresa exige requisitos incompatíveis com o cargo, porque o argumento da falta de candidatos perde força se o processo seletivo excluiu, na prática, as pessoas que a lei quer incluir.

A prova que sustenta a defesa reúne:

• anúncios de vagas com indicação expressa de reserva para PcD ou aprendiz, com datas e veículos de divulgação;
• ofícios e convênios com o Sistema Nacional de Emprego (SINE), associações de pessoas com deficiência, entidades formadoras e Sistema S;
• relatório do processo seletivo com número de inscritos, entrevistados, recusas e motivos;
• registro de adaptações feitas nos postos de trabalho e nos processos seletivos;
• histórico de contratações e desligamentos, demonstrando substituição na forma do art. 93, § 1º;
• para aprendizes, o termo de compromisso do art. 66, quando aplicável, e as matrículas nas entidades formadoras.

Esses documentos precisam ser anteriores à fiscalização. Material produzido depois da notificação tem valor probatório reduzido e é lido como reação ao auto.

Revisão da base de cálculo

Antes de discutir o esforço, a defesa deve conferir o número que o auditor usou. Erros de enquadramento da CBO, inclusão de cargos de confiança, de temporários e de funções de nível técnico, contagem de empregados afastados ou soma indevida de estabelecimentos na cota de aprendiz reduzem ou eliminam a diferença autuada.

Perguntas frequentes

A empresa com menos de 100 empregados precisa contratar PcD?

Não há obrigação legal de reserva antes de 100 empregados (art. 93 da Lei 8.213/1991). A cota de aprendiz, porém, se aplica a estabelecimentos menores, salvo microempresas e empresas de pequeno porte.

O aprendiz com deficiência conta para as duas cotas?

Conta para a cota de aprendizagem, mas não para a reserva de PcD, por força do art. 93, § 3º, da Lei 8.213/1991, incluído pela Lei 13.146/2015.

Posso demitir um empregado com deficiência sem contratar outro?

Somente se a empresa já estiver acima da cota. Abaixo dela, a dispensa imotivada exige a contratação prévia de substituto em condição semelhante (art. 93, § 1º), sob risco de reintegração.

Qual o prazo para contestar o auto de infração?

São 10 dias para a defesa, contados da ciência, e 10 dias para o recurso contra a decisão que mantiver o auto, conforme os arts. 26 e 40 da Portaria MTP 667/2021.

O Estatuto do Aprendiz já está em vigor?

Não. O PL 6.461/2019 foi aprovado na Câmara e na Comissão de Assuntos Sociais do Senado, mas até 17/10/2026 não havia notícia de votação final e sanção. Continuam valendo o art. 429 da CLT e o Decreto 9.579/2018.

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GUSTAVO FRAZATTI GUIMARÃES
OAB/SP 379.951
Sócio Especialista em Direito do Trabalho da Artuni, Frazatti e Bonini Sociedade de Advogados