A defesa de uma empresa em reclamação trabalhista se decide muito antes da audiência: no que foi documentado durante o contrato de trabalho e no que é reunido nos primeiros dias após a notificação. A contestação é apresentada até a audiência inicial, a ausência do preposto gera revelia, e boa parte das condenações decorre não do mérito da acusação, mas da falta de registro que a empresa deveria ter e não tem.

Este texto descreve o percurso do processo do lado do empregador: o que acontece depois da notificação, quais documentos sustentam a defesa, o que está em jogo em cada fase e onde o risco se concentra.

O que acontece depois que a notificação chega

A empresa é notificada por via postal, Domicílio Judicial Eletrônico (se não sabe do que se trata, clique aqui e evite riscos desnecessários na citação), no endereço constante dos registros. A notificação traz a petição inicial e a data da audiência. Dois pontos merecem atenção imediata.

O primeiro é que a notificação trabalhista se presume recebida. A jurisprudência consolidada dispensa a entrega pessoal ao representante legal, bastando a entrega no endereço da empresa. Endereço desatualizado na Receita Federal ou na Junta Comercial é causa frequente de revelia.

O segundo é o prazo real de preparo. Entre a notificação e a audiência costuma haver algumas semanas, e é nesse intervalo que a defesa é construída. Não existe, no rito ordinário, um prazo de contestação separado: a defesa é apresentada até a audiência, embora o PJe permita, e a prática recomende, a juntada antecipada, sob sigilo, até o momento designado.

O que separar nos primeiros dias

A contestação trabalhista é, em grande medida, um exercício documental. Os documentos que costumam decidir o resultado são:

• contrato de trabalho, aditivos e alterações de função ou salário;
• controles de jornada de todo o período não prescrito, com os respectivos comprovantes de pagamento de horas extras;
• recibos de pagamento de salários e demais verbas, com assinatura ou comprovante de depósito;
• termo de rescisão, guias e comprovantes de recolhimento do FGTS;
• acordos coletivos e convenções coletivas aplicáveis a cada ano do contrato;
• recibos de entrega de EPI, fichas de registro, ASO admissional, periódicos e demissional;
• advertências, suspensões e documentos da apuração interna, quando houver discussão sobre justa causa;
• registros de acesso, e-mails corporativos e comunicações formais, quando se discute jornada, teletrabalho ou conduta.

Documento juntado depois da contestação tem admissão restrita. O que não entrar no momento próprio, em regra, não será considerado.

O ônus da prova não é todo do trabalhador

Há uma distribuição própria no processo do trabalho, e ela explica por que a ausência de documentos é tão cara para a empresa.

Fatos constitutivos do direito do reclamante são prova dele. Mas fatos impeditivos, modificativos e extintivos são prova da empresa, e quase todo o contencioso trabalhista cotidiano cai nessa segunda categoria. Pagamento se prova com recibo. Jornada se prova com controle de ponto: estabelecimentos com mais de vinte empregados são obrigados a manter registro de jornada, e a ausência injustificada dos controles gera presunção relativa em favor da jornada declarada na inicial, nos termos da Súmula 338 do TST.

Quando a empresa alega justa causa, compensação, quitação ou qualquer fato que afaste o pedido, a prova é integralmente sua.

A audiência: presença, preposto e revelia

A ausência da empresa à audiência em que deveria apresentar defesa acarreta revelia e confissão quanto à matéria de fato, na forma do art. 844 da CLT. Desde a Lei 13.467/2017, o §4º do mesmo artigo estabelece que a revelia não produz o efeito da confissão em algumas hipóteses, entre elas quando o litígio versar sobre direitos indisponíveis, quando a petição inicial não estiver acompanhada de instrumento que a lei repute indispensável à prova do ato, ou quando as alegações forem inverossímeis ou estiverem em contradição com prova constante dos autos. A juntada prévia da defesa no sistema tem sido considerada em decisões que afastam os efeitos da revelia, mas não substitui o comparecimento.

Sobre quem comparece: o §3º do art. 843 da CLT dispensa a exigência de que o preposto seja empregado da empresa. Continua valendo, porém, que o preposto deve ter conhecimento dos fatos, porque suas declarações obrigam o empregador. Preposto sem domínio da rotina do reclamante é uma das formas mais rápidas de perder um processo que tinha defesa.

A audiência inicial é também o momento da primeira proposta conciliatória, obrigatória por lei. Vale chegar nela com uma faixa de valores já calculada internamente. Decidir na hora, sem base, costuma custar caro nos dois sentidos.

Prescrição: o limite que reduz a conta

A Constituição fixa dois marcos que sempre devem ser examinados na contestação. O trabalhador tem até dois anos após o fim do contrato para ajuizar a ação, e, ajuizada no prazo, pode cobrar os créditos dos cinco anos anteriores ao ajuizamento.

A prescrição não é reconhecida de ofício em favor da empresa no processo do trabalho: precisa ser arguida na defesa. Deixar de alegá-la é abrir mão de uma redução que, em contratos longos, costuma ser a maior parte do pedido.

Custos do processo e o que mudou com a ADI 5766

A reforma de 2017 criou a condenação do beneficiário da justiça gratuita em honorários de sucumbência e honorários periciais. Em 20 de outubro de 2021, no julgamento da ADI 5766, o Supremo Tribunal Federal declarou inconstitucionais o §4º do art. 791-A e o §4º do art. 790-B da CLT, afastando a cobrança desses valores do trabalhador beneficiário da gratuidade.

O efeito prático para a empresa é que a sucumbência do trabalhador deixou de funcionar como fator de contenção de pedidos, o que torna a documentação preventiva ainda mais relevante. É ela, e não o risco de custo do outro lado, que limita a exposição.

Permaneceu a previsão do §2º do art. 844: o reclamante que falta injustificadamente à audiência responde pelas custas, mesmo sendo beneficiário da gratuidade, salvo comprovado motivo legalmente justificável.

Acordo, sentença e execução

Encerrada a instrução, vem nova tentativa de conciliação e, em seguida, a sentença. Em caso de condenação, a empresa pode recorrer ao Tribunal Regional do Trabalho, observado o depósito recursal, cujo valor é atualizado periodicamente e admite redução ou dispensa em hipóteses legais, como para microempresas, empresas de pequeno porte e entidades sem fins lucrativos.

Na execução, o crédito trabalhista tem instrumentos céleres de constrição, entre eles a penhora de valores em conta por sistema eletrônico. É por isso que a decisão sobre acordar ou seguir discutindo deve considerar não apenas a chance de êxito, mas o efeito de caixa do desfecho.

O que reduz o risco antes de existir processo

A defesa mais eficiente é a que já estava pronta quando a ação chegou. Na prática, isso significa: controle de jornada efetivamente preenchido e assinado; pagamento de horas extras registrado em folha; recibos de EPI arquivados; exames ocupacionais em dia; advertências formalizadas com ciência; acordos coletivos organizados por ano; e guarda dos documentos por prazo compatível com a prescrição, porque o contrato encerrado ainda gera exposição por anos.

Perguntas frequentes

Qual o prazo para apresentar a defesa?

No rito ordinário, a defesa é apresentada até a audiência designada. O sistema eletrônico permite a juntada antecipada, que fica sob sigilo até o momento processual adequado.

O preposto precisa ser empregado da empresa?

Não. O §3º do art. 843 da CLT dispensa o vínculo empregatício. O preposto precisa, porém, conhecer os fatos, porque o que ele declara vincula a empresa.

O que acontece se ninguém comparecer à audiência?

Aplica-se a revelia e a confissão quanto à matéria de fato, com as ressalvas do §4º do art. 844 da CLT. É a situação de maior risco em todo o processo.

A empresa pode ser condenada mesmo tendo razão?

Pode, quando não consegue provar o que alega. Em temas como jornada e pagamento, a prova é da empresa. Sem os documentos, a versão do trabalhador tende a prevalecer.

Até quando um ex-empregado pode processar a empresa?

Até dois anos após o término do contrato, podendo cobrar as verbas dos cinco anos anteriores ao ajuizamento da ação.

Se a sua empresa está diante dessa situação, a análise do caso concreto por um advogado é o passo seguinte. Entre em contato com nossa equipe.

GUSTAVO FRAZATTI GUIMARÃES
OAB/SP 379.951
Sócio Especialista em Direito do Trabalho da Artuni, Frazatti e Bonini Sociedade de Advogados